Ogłoszenie 

przetargu bezwarunkowego na wybór operatora lokalu oranżerii w celu prowadzenia kawiarnio-cukierni dla zwiedzających oraz gości wydarzeń kulturalnych organizowanych w siedzibie Europejskiego Centrum Artystycznego im. Fryderyka Chopina w Sannikach

CZĘŚĆ 1- OGÓLNE INFORMACJE

1.Organizatorem przetargu bezwarunkowego jest:

    Europejskie Centrum Artystyczne im. Fryderyka Chopina

    ul. Warszawska 142

    09-540 Sanniki

    tel./fax 24 268 11 08

     www.ecasanniki.pl

2. Niniejszy przetarg prowadzony będzie zgodnie z zasadami określonymi w treści Regulaminu, przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2013, poz. 907 ze zm.) - w zakresie  spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie art. 22 ust. 1  Pzp i w zakresie niepodlegania wykluczeniu z udziału w postępowaniu na podstawie art. 24 ust. 1 Pzp, przepisami Kodeksu cywilnego (Dz. U.1964,Nr16,poz.93,ze zm.) oraz zasadami opisanymi w XXIII Raporcie Komisji Europejskiej nt. Polityki Konkurencji.

3. Wszelkie informacje niezbędne do przygotowania oferty zawarte są w niniejszym Regulaminie oraz Ogłoszeniu dostępnym na stronie internetowej Organizatora przetargu, pod adresem: www.ecasanniki.pl w zakładce zamówienia publiczne  oraz na tablicy ogłoszeń - w miejscu ogólnie dostępnym, w siedzibie Organizatora przetargu.

4. W celu dokonania oględzin lokalu lub uzyskania dodatkowych informacji można kontaktować się z: Waldemarem Szymskim tel.: 24 268 11 08 wew. 23. Zainteresowani mogą dokonywać oględzin lokalu w dni powszednie od poniedziałku do piątku w godz. od 7.30 do 15.30, po uprzednim skontaktowaniu się z osobą upoważnioną do kontaktów.

5. Przedmiotem przetargu jest oddanie operatorowi zewnętrznemu lokalu oranżerii w siedzibie Europejskiego Centrum Artystycznego w Sannikach w celu prowadzenia działalności gastronomicznej w postaci kawiarnio-cukierni dla zwiedzających oraz gości wydarzeń kulturalnych organizowanych w siedzibie Europejskiego Centrum Artystycznego.

6. Lokal składa się z następujących pomieszczeń o łącznej powierzchni 80,14  m² oraz następujących powierzchni zewnętrznych:

a) sali konsumpcyjnej o powierzchni 56,90 m²,

b) zmywalni o powierzchni 3,70 m²,

c) komunikacji o powierzchni 8,30 m²,

d) pomieszczenia socjalnego personelu o łącznej powierzchni 4,74 m²,

e) pomieszczenia gospodarczego o powierzchni 0,75 m²,

f) WC dla klientów i personelu o powierzchni 5,75 m².

g) zewnętrzna powierzchnia utwardzona przed oranżerią 50 m²

h) zewnętrzna powierzchnia utwardzona przy fontannie 24 m²

7. Lokal wyposażony jest w instalacje wspólne dla całego budynku, tj.: centralnego ogrzewania, elektryczną, wodno – kanalizacyjną, klimatyzacyjną, sygnalizację ppoż. oraz antywłamaniową.

8. Wyposażenie lokalu stanowi własność Wynajmującego, jego wykaz znajduje się w załączniku nr 1 do umowy.

9. Wynajmujący przekaże Operatorowi lokal oranżerii wraz z pow. zewnętrznymi w ciągu 7 dni od dnia podpisania umowy, na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w którym określony zostanie m.in. stan w/w lokalu i jego wyposażenie.

10. Czynsz za wynajęcie lokalu wraz z powierzchniami zewnętrznymi zostanie ustalony w wysokości zdeklarowanej w ofercie wybranego Operatora,
jednak nie może być niższy niż:

od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2016r. 500,00 zł za lokal wraz z powierzchniami zewnętrznymi.

    -  od dnia 01.10.2016 r. do dnia 31.12.2016 250,00 zł za lokal wraz powierzchniami zewnętrznymi.

Wynajmujący na dzień ogłoszenia przetargu jest zwolniony z podatku VAT. Cena netto = cena brutto. W przypadku uzyskania statusu płatnika podatku VAT czynsz najmu ustalony w drodze przetargu zostanie powiększony o podatek od towarów i usług wg. obowiązującej stawki.

11. Operator zobowiązany jest użytkować lokal wraz z jego wyposażeniem w sposób zgodny z przeznaczeniem i umową oraz w sposób zgodny ze Statusem Europejskiego Centrum Artystycznego

12. Operator ponosi koszty związane z wyposażeniem lokalu w urządzenia i sprzęt niezbędny do prowadzenia działalności gastronomicznej, w tym m.in. dobrej jakości zastawę stołową (nie dopuszcza się naczyń jednorazowych i plastikowych).

13. Operator ponosi koszty związane z wyposażeniem kawiarnio-cukierni w stoły i krzesła, zgodnie z przedstawioną i zaakceptowaną przez Dyrektora ECA koncepcją organizacji przestrzeni i aranżacji wnętrz lokalu oranżerii.

14.Operator ponosi wszelkie koszty związane z ewentualnymi pracami remontowymi, adaptacyjnymi niezbędnymi do prowadzenia działalności gastronomicznej zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie.

15. Operator zobowiązany jest do prowadzenia kawiarnio-cukierni:

a) w okresie od dnia podpisania umowy do 31 grudnia 2016 r. co najmniej we wszystkie weekendy, nie krócej niż 8 godzin w ciągu dnia oraz dodatkowo w godzinach trwania wydarzeń kulturalnych ECA i potwierdzonych przyjazdów grup zorganizowanych (godziny pracy do uzgodnienia z Wynajmującym),

b) w pozostałym okresie w godzinach ustalonych z Wynajmującym, obowiązkowo w godzinach trwania wydarzeń kulturalnych ECA (program imprez podany jest na stronie internetowej ECA).

 16. Operator ponosi koszty eksploatacyjne związane z zimną wodą, ciepłą wodą, energią elektryczną.

 17. Operator zobowiązany jest do zawarcia umowy na wywóz nieczystości stałych i odpadów organicznych.

18. Operator bez pisemnej zgody Wynajmującego nie może rozporządzać przedmiotem najmu, a w szczególności nie może oddawać w całości lub w części lokalu w podnajem lub do korzystania osobom trzecim.

19. Na terenie lokalu obowiązuje zakaz palenia papierosów. 

CZĘŚĆ 2 – WARUNKI PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI

1. Lokal przeznaczono do użytkowania operatorowi zewnętrznemu, w celu prowadzenia działalności gastronomicznej w postaci kawiarnio-cukierni dla zwiedzających oraz gości wydarzeń kulturalnych organizowanych  w siedzibie Europejskiego Centrum Artystycznego.

2. Operator wprowadzi do sprzedaży minimum po 5 rodzajów:

a) napoje gorące typu kawa / herbata;

b) napoje zimne typu soki, napoje gazowane i niegazowane;

c) słodycze;

d) lody;

e) ciasta, ciastka, których nazwy będą nawiązywać do postaci i twórczości Fryderyka Chopina; 

f) desery lodowe – minimum 4 rodzaje, których nazwy będą nawiązywać do postaci               i twórczości Fryderyka Chopina; 

 g)  inne propozycje.

3. Istnieje możliwość wprowadzenia do sprzedaży napoi alkoholowych.

4.  Operator przedstawi w ofercie propozycję  menu.

5. Wynajmujący wymaga od Najemcy- Operatora aby kawiarnio-cukiernia dla zwiedzających i gości wydarzeń kulturalnych organizowanych w ECA była czynna podczas trwania tych wydarzeń.

6. Operator zobowiązuje się w trakcie trwania Umowy  do  bezpłatnego rozpowszechniania materiałów reklamowych przekazanych przez ECA w tym repertuarów, ulotek, plakatów, etc w lokalu kawiarnio-cukierni.

CZĘŚĆ 3 - OGÓLNE WARUNKI UŻYTKOWANIA

1. Szczegółowe warunki użytkowania będzie regulować umowa zawarta między Wynajmującym a Operatorem wybranym w drodze przetargu.

2. Umowa zostanie zawarta na czas określony, od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2016 roku.

3. Stawka czynszu nie może być niższa niż:

    - od dnia podpisania umowy do dnia 30.09.2016r. 500,00 zł za lokal wraz z powierzchniami zewnętrznymi,

    - od dnia 01.10.2016 r. do dnia 31.12.2016 250,00 zł za lokal wraz z powierzchniami zewnętrznymi.

 Wynajmujący na dzień ogłoszenia przetargu jest zwolniony z podatku VAT. Cena netto=cena brutto. W przypadku uzyskania statusu płatnika podatku VAT czynsz najmu ustalony w drodze przetargu zostanie powiększony o podatek od towarów i usług wg. obowiązującej stawki.

4. Oprócz czynszu Najemca-Operator będzie zobowiązany do ponoszenia kosztów związanych
z użytkowaniem pomieszczeń oraz prowadzeniem działalności gastronomicznej, w tym za:

a) ciepłą i zimną wodę, ustaloną według faktycznego zużycia wskazanego przez podlicznik.

b) energię elektryczną, według wskazania licznika o nr 71262756/3 pomniejszone o 450 kWh zużywane w cyklu 2 miesięcznym na potrzeby ECA oraz opłatę stałą w wysokości 50%, w miesiącach listopad – grudzień pomniejszenie na potrzeby ECA wyniesie 85 kWh w cyklu 2 miesięcznym.

c) usługę usuwania odpadów i wywozu nieczystości – Operator będzie zobowiązany
 do podpisania we własnym zakresie umów z wykonawcami przedmiotowych usług.

5.  Operator będzie zobowiązany prowadzić usługę gastronomiczną kawiarnio-cukierni własnym staraniem i na własny koszt oraz z tego tytułu będzie ponosił pełną odpowiedzialność. Operatorowi nie będzie przysługiwało prawo podnajmowania przedmiotu umowy, ani też jego użyczania osobom trzecim.

6. Operator będzie zobowiązany do zapewnienia wystarczającej obsługi posiadającej niezbędne uprawnienia do prowadzenia kawiarnio-cukierni.

7. Operator będzie zobowiązany do utrzymania lokalu w należytym stanie technicznym,
technologicznym i sanitarnym oraz do przestrzegania przepisów BHP, przeciwpożarowych ponosząc odpowiedzialność z tego tytułu.

8. Operator będzie zobowiązany do zapewnienia we własnym zakresie i na własny koszt sprzątania użytkowanych pomieszczeń oraz terenu placu przylegającego do oranżerii oraz na którym Operator będzie prowadził  działalność, dokonywania czynności dezynfekcyjnych  i dezynsekcyjnych lokalu.

9. Operator zobowiązany będzie do uzyskania wszelkich wymaganych badań i zezwoleń
na rozpoczęcie działalności gastronomicznej w lokalu oranżerii.

10. Operator może na własny koszt dokonywać ulepszeń i modernizacji lokalu po uprzednim, każdorazowym, uzyskaniu pisemnej zgody Wynajmującego na ich wykonanie.

11. Operator zobowiązuje się, w okresie objętym umową, ubezpieczyć od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością lub posiadanym mieniem, obejmującej naprawienie szkody osobowej bądź szkody rzeczowej wyrządzonej osobie trzeciej, na sumę gwarancyjną wynoszącą co najmniej 50.000,00 zł. Operator obowiązany jest okazać posiadaną polisę Wynajmującemu nie później niż w ciągu 2 dni od dnia  zawarcia Umowy.

CZĘŚĆ 4 – CZAS TRWANIA UMOWY

Umowa zostanie zawarta na czas określony, od dnia zawarcia umowy do dnia 31.12.2016 roku.

CZĘŚĆ 5 – WARUNKI UDZIAŁU W PRZETARGU

1. Zainteresowani udziałem w przetargu Oferenci winni spełniać  warunki dotyczące:

a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli
przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

b) posiadania wiedzy i doświadczenia,

c)  dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

d) sytuacji ekonomicznej i finansowej.

2. W przetargu nie mogą uczestniczyć osoby wchodzące w skład Komisji przetargowej
oraz osoby z nimi spokrewnione, a także osoby które pozostają z członkami Komisji
przetargowej w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności członków Komisji przetargowej.

3. W przetargu nie mogą uczestniczyć pracownicy Europejskiego Centrum Artystycznego w Sannikach.

4. Warunkiem udziału zainteresowanych Oferentów w przetargu jest złożenie następujących dokumentów:

a) formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu;

b) wypełniony przez Oferenta formularz Przykładowe menu, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu;

c)  oświadczenie w trybie art. 22 ust.1 Pzp, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu;

d)    oświadczenie w trybie art. 24 ust. 1 Pzp, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu;

e) aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;

f) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

g) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Oferent  nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert;

5. Jeżeli Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 4 litera e, f, g składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości – dokument wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert,

b) nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu – dokument wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert.

6. Jeżeli w kraju miejsca zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w punkcie 5 , zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie, w którym określa się także osoby uprawnione do reprezentacji Oferenta, złożone przed właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym Oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub przed notariuszem – z terminem wystawienia odpowiednim dla tych dokumentów.

Uwaga: Z udziału w przedmiotowym przetargu odrzuca się Oferentów, którzy nie złożyli
któregokolwiek z w/w wymaganych dokumentów.  

CZĘŚĆ 6 – WARUNKI SKŁADANIA OFERT 

1. Organizator przetargu nie dopuszcza składania ofert częściowych.

2. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Oferta nie może być zmieniona po upływie terminu do składania ofert.

4. Za ważną uznaje się ofertę złożoną na Formularzu oferty wraz z kompletem wszystkich wymaganych dokumentów (Organizator przetargu dopuszcza złożenie Oferty na własnych Załącznikach z zachowaniem zapisów znajdujących się we wzorach będących częścią Regulaminu).

5. Oferta winna być napisana w języku polskim odręcznie, na maszynie do pisania lub komputerze – czytelnie. Dokumenty składane w języku obcym, są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

6. Każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty powinna być parafowana i ponumerowana kolejnymi numerami (strony puste nie podlegają rygorowi numerowania  i podpisania).

7. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym oraz wymogami ustawowymi lub przez ustanowionego pełnomocnika. Podpis osoby musi pozwalać na identyfikację jej imienia i nazwiska (np. będzie czytelny lub uzupełniony pieczątką). Jeśli oferta będzie podpisana przez pełnomocnika, należy załączyć oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez notariusza.

8. Oferent przedstawia ofertę zgodnie z wymaganiami i treścią Regulaminu. Dokumenty,
dla których Organizator przetargu określił wzory w formie formularzy załączonych do niniejszego Regulaminu, winny być wypełnione zgodnie z tymi wzorami, co do treści oraz opisu kolumn i wierszy. W przypadku, gdy informacje wskazane w formularzu nie dotyczą Oferenta, należy wpisać nie dotyczy  w odpowiednią rubrykę formularza.

9. Składane w ofercie dokumenty, które nie są oryginałami, muszą być potwierdzone
za zgodność z oryginałem na każdej stronie dokumentu zawierającej jakąkolwiek treść, przez osobę/by podpisującą/e ofertę.

10. Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu w siedzibie Organizatora przetargu, tj. przy ul. Warszawskiej 142 w Sannikach - w pokoju nr 37, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30 czerwca 2016 roku do godz. 10:00.

11. Opakowanie powinno zawierać nazwę i dokładny adres Oferenta, telefon kontaktowy
oraz dopisek "Oferta na wybór operatora lokalu oranżerii w celu prowadzenia kawiarnio-cukierni dla zwiedzających oraz gości wydarzeń kulturalnych  organizowanych w siedzibie Europejskiego Centrum Artystycznego im. Fryderyka Chopina w Sannikach”.

12. Oferta złożona po terminie zostanie niezwłocznie zwrócona Oferentowi.

13. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w dniu 30 czerwca 2016 roku o godz. 10.15
w siedzibie Organizatora przetargu, tj. przy ul. Warszawskiej 142 w Sannikach - w pokoju nr 37  w Sekretariacie Organizatora.

14. Dokonując otwarcia ofert, Organizator przetargu poda następujące informacje: nazwy
podmiotów, adresy (siedziby), ceny ofert.

15. W przypadku nieobecności Oferenta przy otwarciu ofert, Organizator przetargu prześle Oferentowi informację z otwarcia ofert, jednak wyłącznie na jego pisemny wniosek.

16. Przetarg uznaje się za ważny, jeżeli wpłynie, co najmniej jedna oferta spełniająca warunki
określone w Regulaminie.

17. Termin związania ofertą: 30 dni.

18. Organizator przetargu ma prawo zwrócić się do Oferentów, którzy złożyli oferty, z prośbą o pisemne wyjaśnienia dotyczące treści złożonych ofert oraz uzupełnienie dokumentów, o których mowa  w Części 5 pkt 4 litera c-g.

19. Organizator przetargu może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Oferenta kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. 

CZĘŚĆ 7 – OCENA OFERT

Kryterium  oceny ofert jest : 

 wysokość miesięcznej stawki czynszu za lokal z powierzchniami zewnętrznymi

waga 100 % 

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą ceną

CZĘŚĆ 8 WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Organizator przetargu, niezwłocznie po wyborze oferty albo zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru, powiadomi na piśmie Oferentów odpowiednio o jego wyniku albo o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru.

CZĘŚĆ 9 – ZAWARCIE UMOWY

1. Organizator przetargu zawrze umowę z Oferentem, którego oferta będzie zawierała najwyższą  cenę w terminie 7 dni od wysłania informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty.

2. Jeżeli Oferent, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Organizator przetargu może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.